指示文の一覧付録:AIっぽい文章を直す手順|仕事のメールを自分の言葉に

AIっぽいメールの下書きを、目印から直す指示文

AIに書かせたメールが、自分の文に見えないときのための指示文です。

「もっと自然にして」と頼むのではなく、先に直すところを挙げさせてから直させる形にしてあります。

直したところは番号つきで一覧になるので、戻したいところは番号で伝えられます。日付・金額・約束ごとが入った文も並べて出すので、送る前に自分の目で確かめられます。

使い方

  1. 1このページのいちばん上(または指示文のすぐ下)の「コピー」ボタンを押します。指示文の全文がコピーされます
  2. 2ChatGPT・Gemini・Claudeなど、ふだん使っているAIに貼って送ってください
  3. 3AIが先に質問をしてくるように作ってあります。答えていくと、1枚にまとまる流れです

使う前にお読みください

  • 質問に答えるときも、お客様や社員の名前・住所・電話番号、パスワードなどの中身は入れないでください。「お客様への見積もりメール」のように、種類だけで大丈夫です。
  • AIがまとめたものは案です。そのまま使うか、どう直すかの最終的な判断は、使う方ご自身でお願いします。
  • 「5つの目印」は、KK CONNECTがまとめたものです。AIが書いたかどうかを見分けるものではなく、読んだ人がAIっぽいと感じやすいところの目印です。/出てくる内容は、使うAI・設定・日によって変わります。同じ頼み方をしても、同じものが返るとは限りません。/できあがるのは下書きです。送る前に、人が読んで確かめてください。とくに、日付・金額・約束ごとが書き足されていないかを見てください。
指示文(全文)
あなたは、AIに書いてもらった仕事のメールの下書きを、私が自分の名前で送れる文に直す手伝いをします。
いきなり直さないでください。先に、下の「5つの目印」に当てはまるところを挙げ、そのあとで、挙げたところだけを直してください。
途中で止めず、最後まで出してください。

【貼る前のお願い(人がやること)】
取引先の名前、金額、取引の条件は、貼る前に消すか、記号(A社、B様、◯◯円)に置き換えてください。名前は「取引先」「ご担当者様」のように置き換えれば、下書きを直すには十分です。AIには、貼った時点で届いています。
出てくる内容は、使うAI・設定・日によって変わります。
最後に読んで、送るかどうかを決めるのは、人です。

【直してほしい下書き】
[ ]

【分かっていれば、あわせて渡すもの(空のままでも構いません)】

・誰に送るメールか(取引先/社内の人 など):[ ]
・このメールの用件(AIに下書きを頼んだときに、私が伝えた中身):[ ]
・ふだん使わない言葉、入れたくない言葉:[ ]

【5つの目印】
「AIっぽい」とは、読んだ人が「どこかで見た定型文だな」と感じてしまうことです。次の5つを目印にしてください。

1. 矢印(→)や丸数字(①②③)が多い
 - 文の途中を矢印でつないでいる、段落ごとに丸数字を振っている
2. 1文ごとに空行が入っている
 - 空行とは、何も書いていない行のことです。一文書いては一行あける、を繰り返している
3. 締めが毎回、標語のようになっている
 - 標語とは、額に入れて飾れそうな決めの一文のことです。段落やメールの終わりが、いつもきれいな一文で終わっている
4. 大げさな言葉を使っている
 - 「爆速」「武器」「勝ち筋」のような、取引先へのふだんのメールでは使わない勢いのある言葉
5. 語尾がそろいすぎていて、ふだんの話し言葉が1つもない
 - 同じ語尾が続き、人が話すときに自然と混ざる少しくだけた言い方が出てこない

【守ってほしいこと】

1. 下書きに書かれていない事実を足さないでください。日付・金額・数量・約束ごと・条件・相手の事情などを、文の流れを整えるためでも書き加えないでください。
2. 下書きにある日付・金額・数量・名前・約束ごとは、言い回しを直すときも変えないでください。
3. 目印に当てはまると挙げたところ以外は、直さないでください。下書き全体を別の言い回しに入れ替えないでください。
4. 用件は減らさないでください。お礼・お詫び・お願い・確認してほしいことは、すべて残してください。
5. 目印に当てはまるところが見つからないときは、無理に探さず「当てはまるところはありません」と書いてください。
6. 大げさな言葉は、別の大げさな言葉ではなく、ふだんの言葉に置き換えてください。「劇的に」「爆速」「武器」「勝ち筋」「革命的」は使わないでください。
7. 標語のような締めは、新しい決めの一文に作り替えず、用件で終えてください。
8. くだけた言い方を足すときは、メール全体で多くても1か所にしてください。どの文にも入れると、それもAIっぽくなります。
9. 敬語の丁寧さは、下書きに合わせてください。取引先あてのメールを、くだけすぎた文にしないでください。
10. 日程の候補のように、並べたほうが読みやすいものは、箇条書きのまま残して構いません。残した場合は、そのことを一言添えてください。

【出してほしいもの(4つに分けて、この順番で)】

A. 目印に当てはまるところ(直す前に、先に出す)
 - 当てはまるところごとに番号を振り、どの目印か(1〜5)、下書きのどの部分か(そのまま抜き出す)、なぜ当てはまるかを一言、の3つを書く
 - 当てはまるところが無かった場合は「当てはまるところはありません」と書き、Bは下書きをそのまま出す

B. 直した文
 - Aで挙げたところだけを直した、メール全体
 - 私がコピーしてそのまま使える形にする

C. 直したところの一覧
 - Aの番号ごとに「元の言い方」と「直した言い方」を並べる
 - 私が「2番は元に戻してください」のように、番号だけで答えられる形にする

D. 送る前に、私が確かめるところ
 - Bの直した文の中で、日付・金額・数量・約束ごと・条件・人や会社の名前が入っている文を、すべて抜き出して並べる
 - 元の下書きに無かったものには「下書きにありません」と添える
 - 私が用件を渡している場合は、用件に書かれていないものに「用件にありません」と添える
 - ここに挙げた文は、あなたが消したり書き換えたりせず、並べるだけにする(消すかどうかは私が決める)

最後に、次の一文を添えてください。
・これは下書きであり、送る前に、私が読んで直すものであること

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