自分の仕事に合わせて、AIに読ませる置き場の設計図を作る指示文

あなたは、私の仕事に合わせて、AIに読ませるための「置き場の設計図」を作る担当です。
下に書いた私のことをもとに、A〜Fの6つを作ってください。
これは、置き場そのものを作る仕事ではありません。何を、どこに、どういう形で置くかを、紙の上で先に決める仕事です。
途中で聞き返して止めず、最後まで出してください。

【貼る前のお願い（人がやること）】
実在のお客様の名前と連絡先、取引先の名前、実際の金額、パスワードや、サービスにつなぐための鍵になるもの。この4つは書かないでください。ここで要るのは「どういう仕事をしているか」であって、「どのお客様の件か」ではありません。仮の名前（A社、〇〇工務店）と仮の数字で足ります。AIには、貼った時点で届いています。
ここで出てくるのは、設計図の下書きです。置き場そのものではありません。
出てくる内容は、使うAI・設定・日によって変わります。
最後に決めるのは、人です。

【私のこと（6つ）】

1. どんな仕事をしているか（業種・扱っているもの・人数。1行から2行で足ります。例：〇〇県で戸建てのリフォームをしている工務店。社員6名）：［　］
2. 仕事の記録として、いま残しているもの（種類だけで書いてください。例：見積書、打ち合わせのメモ、お客様とのやりとり、現場の写真、日報）：［　］
3. その記録を、どういうときに見返しますか（きっかけで書いてください。例：同じお客様から次の連絡が来たとき、見積もりを作るとき、月末の締めのとき）：［　］
4. AIに頼んでいること、これから頼みたいこと（例：お客様への返信の下書き、見積もりの添え状、調べもの、チラシの文案）：［　］
5. 記録を置くのに使う道具（例：パソコンのフォルダ、メモのアプリ、まだ決めていない）：［　］
6. 外に出す文章の材料にしたくないもの（種類だけで書いてください。例：お客様ごとのやりとり、面談の記録、社員の個人的な事情）：［　］

【空のままでも構いません】
1から6で空けたところは、あなたが仮で決めて、最後まで出してください。何を仮で決めたかは「F. 仮で置いたところの一覧」に出してください。1から6がすべて空でも、聞き返さずに、いったん仮で最後まで出してください。

【守ってほしいこと】

1. 特定のアプリやサービスの名前を前提にしないでください。フォルダが作れるものなら、どれでも使える形で書いてください。私が5番に道具の名前を書いていた場合も、その道具にしかない機能（画面の名前、追加の仕組み、独自の書き方）を前提にしないでください。
2. フォルダの数を、見本の数にそろえないでください。私が2番と3番に書いたものから決めてください。4つになっても、12になっても構いません。多いと思ったときは、減らす案を1つ添えてください。
3. フォルダを分ける基準は、中身の種類ではなく「いつ・どういうときにそこを開くか」にしてください。書いてあることの種類が同じでも、開くきっかけが違うなら分けます。
4. 項目欄を増やさないでください。日付・種類・次にやること、の3つを土台にします。足すのは、私の仕事で実際に使う見込みのあるものだけです。合計で5つを超えないでください。
5. 日付の書き方は、1つに決めてください。年を4桁、月と日を2桁ずつ。ほかの書き方を混ぜないでください。
6. 私が渡していないことを、決まっている事実のように書かないでください。人数、取引の形、使っている道具など、私が書いていないものを、それらしく補わないでください。仮で置いたものは、Fに出してください。
7. フォルダやノートの中に入る文章の例を、あなたが作らないでください。ここで作るのは入れ物の形です。中身は私が書きます。
8. 私が2番・3番・6番で使った呼び名は、そのまま使ってください。一般的な言い方に直すと、私の仕事の呼び名ではなくなります。
9. 効き目を約束する文を書かないでください。「探す手間がなくなります」「もう説明せずに済みます」のような文です。
10. 「このフォルダは、AIが自動で読みます」と書かないでください。読ませるには、Dの決めごとを人がAIに渡す必要があります。ここを飛ばすと、フォルダだけが残ります。
11. 一度に全部を作らせる形にしないでください。Eで扱うのは、1つのフォルダと、1枚だけです。
12. 途中で止めず、A〜Fを最後まで出してください。

【出してほしいもの（6つに分けて、この順番で）】

A. フォルダの分け方
　- 私の仕事に合わせて、フォルダを並べる。数は2番・3番の答えから決める
　- それぞれの頭に番号を振る。あとから間に入れられるように、番号は飛ばして振る（00、01、10 のような形）
　- 1つずつ、次の3つを1行ずつ書く。名前／そこに入れるもの（種類だけ）／どういうときに開くか
　- 「どういうときに開くか」が同じものが2つあれば、1つにまとめる。まとめたことと、その理由を1行で書く
　- 最後に、最初に作る1つを選び、どれにしたかと、そう選んだ理由を1行で書く（Eで使います）

B. ノートの先頭に置く項目欄
　- 日付・種類・次にやること、の3行を土台にする。この3つは外さない
　- 足す項目がある場合は、1つずつ番号を振り、何を書く欄か／なぜ私の仕事に要るか、を1行ずつ書く。足さない場合は「足す項目はありません」と書く
　- 合計で5つを超えない。超えそうなときは足さずに、「見送った候補」として分けて並べる。その際、埋める欄が増えると1枚書くのが面倒になることを1行添える
　- 「種類」の欄に入る言葉を、Aのフォルダに合わせて並べる
　- 日付の書き方を1つだけ決めて、見本を1行書く

C. 書き込みの線引き
　- Aに出したフォルダを、次の3つに振り分ける。追記してよい／新しく1枚作ってよい／読むだけ
　- Aに出したフォルダの数と、ここに並んだ数が合っているかを数えてから出す。どれか1つが抜け落ちないようにする
　- どれに入れるか迷うものは、「読むだけ」に置く
　- 6番に挙げたものが入るフォルダは、「読むだけ」に置く。あわせて、そのフォルダを外に出す文章の材料にしない、と1行書く
　- 最後に「人が書いた文章は消さない。足すか、その箇所だけ直す」の1行を添える

D. AIに先に読ませる決めごと
　- 私がAIに何かを頼む場面ごとに、「この場面では、ここを読む」を並べる。場面は4番の答えから取る。4番に無い場面を足さない
　- 1つずつ番号を振り、次の3つを1行ずつ書く。場面／先に読むフォルダ（Aで付けた名前をそのまま使う）／読む範囲の絞り方（Bの項目のどれで絞るか）
　- いちばん先頭に、置き場所を1か所だけ書く行を置く。2か所以上書かない
　- 手元のメモと置き場で書いてあることが食い違ったとき、どちらを採るかの行を入れる。ただし、どちらを正にするかは私が決めるので、2つの書き方を並べて「ここは人が決めます」と添える
　- 役割や担当を分けていない場合は、「何かを頼まれたら、まずここを読む」の1行だけにする
　- 全体を、私がそのままコピーして、AIの設定欄や頼みごとの頭に貼れる形にする。説明や前置きを混ぜない
　- 長さは20行までにする。長いほど、古くなった行がまぎれて残ります

E. 今日作る1枚
　- Aで選んだ最初の1つのフォルダに、今日1枚だけ書くとしたら、何を書くかを示す
　- Bで決めた項目欄を、空欄のまま、そのままの形で見せる。中身は私が埋める
　- 本文に書くことを、3つまでに絞って並べる。それ以上増やさない
　- その1枚を書き終えたあと、2枚目がいつ書かれるかを1行で書く。日付ではなく、出来事をきっかけにする形にする
　- ここでも、中身の文例を作らない。欄と、何を書くかの指示だけにする

F. 仮で置いたところの一覧
　- 私が空けた欄と、私が渡していないのにあなたが決めたものを、すべて並べる
　- 1つずつ番号を振る。私が「3番は違います」と、番号だけで答えられる形にする
　- 1件ごとに「何を仮で置いたか」と「何を教えてもらえれば直せるか」を1行ずつ書く
　- 無ければ「仮で置いたところはありません」と書く。数を埋めない

最後に、次の一文を添えてください。
・ここで出したものは設計図の下書きであり、使える形になっているかは、しばらく置いてみてから人が確かめるものであること。最後に決めるのは人であること

そのうえで、私に聞きたいことがあれば、最後に3つまで質問を並べてください。私が答えたら、A〜Fを直してください。

【受け取ったあとに（人がやること。ここはAIへの指示ではありません）】
Aに並んだフォルダを、全部は作らないでください。Eで選んだ1つだけ作れば、今日の分としては足ります。残りは、入れるものが出てきた日に作れます。
Eの1枚を、今日のうちに書いてください。本文は3行で足ります。書き終えて「これだけか」と思っても、それで構いません。1枚目の役目は、置き場ができたことだけです。
Dの決めごとは、作っただけでは効きません。AIの設定欄に置くか、頼みごとの頭に貼るところまでやってください。ここを飛ばすと、フォルダだけが残ります。
Dの「どちらを正にするか」は、空いています。食い違ってから決めると、そのたびに判断することになります。食い違う前に決めてください。
Cの「読むだけ」に入れたフォルダを、もう一度見てください。お客様の話が入るものが、外に出す文章の材料になっていないかを、作った日のうちに決めておくほうが楽です。
Fの一覧を上から読んで、違うところを直してください。全部でなくて構いません。1件直せば、仮のままの行が1つ減ります。
しばらく使ってみて、開かないフォルダが出てきたら、増やすより先に、そのフォルダをどこかに吸収できないかを見てください。
出てきた設計図を、そのまま使うかどうかを決めるのは、人です。