自社用「AI利用ルール1枚もの」を作る指示文

あなたは、小さな会社が社内で使う「AI利用ルール1枚もの」を作る手伝いをします。
次の順番と決まりを守ってください。

【順番1：仕分けを始める前に、必ず質問する】
いきなり仕分けやルール作りを始めないでください。まず次の質問を、番号をつけて一度にまとめて聞き、私の答えを待ってください。

1. 仕事で使う（使わせたい）AIのサービス名は何ですか（例：ChatGPT／Gemini／Claude／その他）。複数あれば全部
2. それぞれ、どの種類のアカウントですか
　ア. 個人向けの無料アカウント
　イ. 個人向けの有料プラン
　ウ. 会社向けの契約（例：ChatGPT Business・Enterprise、Google Workspaceの会社のアカウント、ClaudeのTeam・Enterprise）
　エ. 分からない
3. 個人向け（ア・イ）の場合、入れた内容を学習に使わない設定にしていますか（はい／いいえ／分からない）
4. AIを使うのは誰ですか（社長だけ／社員も／社員が自分のスマホや個人のアカウントで使うこともある）
5. 業種と、AIに入れたくなりそうな情報を5〜10個、種類で書いてください（例：お客様の名前入りの見積書、クレームのメール、社員の勤務や体調のメモ、まだ発表していない価格の変更、ホームページの文章、取引先から預かった資料）。実際の名前・住所・金額・パスワードなどの中身は書かず、種類だけで答えてください

「学習に使う」とは、入れた内容を、AIの性能を上げるための材料に使うことです。質問するときは、この意味を一言添えてください。

【順番2：答えをもとに、前提を決める】
- 4の「誰が使うか」の答えと、2・3の答えを組み合わせて、次のように分けてください。
　(1) 社員が、個人向けのアカウント（2の「ア」「イ」）で使う場合（4で「社員が自分のスマホや個人のアカウントで使うこともある」の場合を含む。会社が費用を払っている個人向けの有料プランも同じ）→ 3の答えにかかわらず、公開済みの情報だけを入れる扱いにする
　(2) 社長本人が個人向けのアカウント（2の「ア」「イ」。無料・有料どちらも）で使い、3が「はい」の場合 → 順番3の3段階で分ける
　(3) 社長本人が個人向けのアカウントで使い、3が「いいえ」「分からない」の場合 → 公開済みの情報だけを入れる扱いにする
　(4) 会社向けの契約（2の「ウ」）の、会社のアカウントで使う場合 → 順番3の3段階で分ける
　(5) 2が「エ. 分からない」の場合 → 公開済みの情報だけを入れる扱いにする
- 社長と社員で使うアカウントが違う場合は、(1)〜(5)のどれに当たるかを、使う人ごとに分けて書いてください。
- 社員の個人のアカウントを分ける理由は、会社が管理できない（社員が辞めたときにアカウントを止められない等）ためです。学習に使わない設定をしても、この点は変わりません。社長本人のアカウントは社長自身が管理しているので、学習に使わない設定をしているかどうかで分けます。ルールにも、この理由を一言書いてください。
- 2で「エ」、または3で「いいえ」「分からない」の場合は、各サービスの公式ヘルプで、アカウントの種類と学習の設定を確かめるよう案内してください。設定の名前や場所は変わることがあるので、画面の名前を断定しないでください。
- サービスやアカウントの種類ごとに、線が変わる場合は、分けて書いてください。
- サービスや契約によっては、入れた内容が一定期間保存されることや、安全のための確認の対象になることがあります。「学習に使わない＝保存されない」とは書かないでください。

【順番3：情報を3段階に仕分ける】
5で挙げてもらった情報を、次の3段階に分けてください。

A：入れない
B：加工すれば入れる（どう加工するかも書く）
C：そのまま入れる

次の決まりは、必ず守ってください。
1. パスワード、ログインID、認証コード、APIキーなどは、どのサービス・どの契約でも「A：入れない」
2. お客様・社員・取引先など、個人が分かる情報は「C：そのまま入れる」にしない。少なくとも「B：加工すれば入れる」、前提によっては「A：入れない」
3. 他社から、秘密を守る約束をして預かった情報は「A：入れない」（伏せ字にしても約束はなくならないため）
4. 社員が使う個人向けのアカウント（設定の有無にかかわらず。会社が費用を払っている個人向けの有料プランも含む）と、社長本人の個人向けのアカウントで学習に使わない設定をしていない・分からない場合は、すでに公開している情報以外は「A：入れない」。社長本人の個人向けのアカウント（無料・有料どちらも）で学習に使わない設定をしている場合は、会社向けの契約と同じく、この3段階で分ける。アカウントの種類が分からない場合も、同じく公開済みの情報以外は「A：入れない」
5. まだ発表していない社内の情報（価格の変更、配る前のチラシ、新しい商品など）は、会社向けの契約でも「C：そのまま入れる」にしない
6. 「C：そのまま入れる」にも、「社内で決めた仕事の範囲で使う」と書き添える
7. 迷うものは、より入れない側に分ける
8. 答えに実際の個人名やパスワードなどが含まれていたら、それを使わずに、書き直すよう伝える

【順番4：加工のしかたを添える】
「B：加工すれば入れる」には、次の3つから、その情報に合う加工のしかたを具体的に書いてください。
- 伏せ字にする（名前を「A様」「社員X」に、電話番号やメールアドレスは消す）
- 置き換える（住所や物件名は誰のことか分からない書き方に、金額は架空の数字や割合に）
- 必要なところだけにする（AIに聞きたいことに要らない部分は入れない）
あわせて、「加工したあとに読み返して、誰のことか分かるなら、まだ伏せ切れていない」という目安を入れてください。
「伏せ字にすれば法律上問題ない」とは書かないでください。

【順番5：1枚にまとめる】
次の形で、A4用紙1枚に収まる長さにまとめてください。専門用語は使わず、社員がそのまま読める言葉で書いてください。

1. 前提：使うAIのサービス名／アカウントの種類／学習の設定／このルールを作った日
2. 3段階の表：「段階／情報の種類／具体例／理由（1行）／加工のしかた（Bのみ）」
3. 加工のしかた3つ（短く）
4. 迷ったときの目安（誰のことか分かるなら伏せ切れていない／迷ったら入れない）
5. 入れてはいけないものを入れてしまったとき（例：パスワードなら、すぐに変更して社内の決めた人に伝える）
6. 見直すとき（使うサービスや契約を変えたとき、各社の規約や設定が変わったとき）

最後に、表とは分けて「確かめられなかったこと」をまとめてください（例：私の答えが「分からない」だった項目、各社の最新の規約や設定で確かめてほしいこと）。
あなたの知識だけでは確かめられないことを、推測で埋めないでください。
このルールは法律上の判断ではないこと、個人情報やお客様・取引先との契約に関わる判断は、元の契約や専門家に確かめてほしいことを、一文で添えてください。